Schéma de la GPEC et mise en œuvre

Nous avons dernièrement introduit le concept de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC). Nous allons ici expliquer comment mettre en œuvre une GPEC. Pour rappel, la GPEC a pour but de palier les écarts de ressources humaines, estimés par un prévisionnel. Le schéma de la GPEC suivant résume parfaitement la situation.

Schéma de la GPEC

Mise en œuvre de la GPEC

Prévoir les besoins en ressources humaines

Pour estimer les besoins futurs on se focalise sur :

• la stratégie de l’entreprise (développement, restructuration…).

Une stratégie de développement va entrainer un accroissement des besoins en main d’œuvre tandis qu’une restructuration inversement va réduire les besoins.

• l’environnement

Chaque organisation évolue dans un environnement plus ou moins changeant. Cet environnement peut impacter l’activité d’une organisation et donc indirectement ses besoins en main d’œuvre. Le confinement a par exemple augmenté les besoins des e-commerçants.

Profils de poste

Les profils de poste vont permettre de détailler avec précisions les besoins. Pour rappel un profil de poste est un document qui définit le candidat idéal pour un emploi (compétences requises, diplômes, maitrise de langues, de logiciels ou encore des capacités relationnelles).

Prévoir les ressources humaines disponibles

Afin de prévoir au mieux les ressources qui seront disponibles à un horizon donné, il est important dans un premier temps de réaliser un inventaire des ressources et compétences internes.

Pour mener à bien cet inventaire différents outils peuvent être utilisés.

Pyramide des âges

Il est important de faire un avantage de l’âge des différents employés de son entité. L’âge des salariés peut être représenté à travers une pyramide.

Cette pyramide des âges forme un champignon lorsque la moyenne des âges est importante. Au contraire la pyramide prend la forme d’une poire lorsque la moyenne des âges est jeune.

Lorsque l’âge moyen est important, les salariés possèdent de solides compétences. Cependant, il faut veiller à faire attention aux départs à la retraite et maintenir les compétences clés au sein de l’entreprise. Une transmission des savoirs doit être établie.

Au contraire lorsque l’effectif est jeune, des actions de formation vont être nécessaires pour répondre aux besoins en compétences.

Entretien professionnel

Il peut être intéressant de mener annuellement des entretiens professionnels individualisés pour chaque salarié. Cette entretien va permettre d’évaluer et de connaître les compétences de ses salariés. Dans une optique de gestion des compétences il est primordial de faire l’inventaire des compétences disponibles.

L’entretien professionnel, va également permettre d’évoquer les ambitions du salarié. L’idéal et de faire coïncider les souhaits de ses collaborateurs avec les besoins de l’organisation. Pour se faire des périodes de formation sont souvent envisagées.

Cartographie des compétences

La cartographie des compétences recense l’ensemble des compétences dont dispose une organisation. Bien qu’à première vue cet outil semble permettre de réaliser un inventaire des compétences, il permet aussi de prévoir les besoins en emplois et compétences.

La cartographie des compétences est en effet un outil de mobilité puisqu’il permet en cas de besoin de personnel de savoir quelle personne est la plus apte de par ses compétences à répondre à ce besoin. On compare dans ce cas les compétences internes avec le profil de poste pour lequel il y a un besoin.

Cette cartographie va également permettre de savoir quelles sont les formations à mettre en place et pour qui ? On va pouvoir comparer les compétences acquises par un salarié pour un emploi déterminé avec les compétences attendues. En cas d’écart, une formation doit être envisagée afin que les compétences disponibles répondent aux besoins.

Ecarts entre les besoins et ressources disponibles

La gestion prévisionnelles des emplois et compétences fait généralement ressortir des écarts entre les besoins et les ressources humaines disponibles.

C’est à ce moment là que la direction des ressources humaines planifie des solutions pour résorber cette écart. Maintenant que vous avez les éléments en main n’hésitez pas à revisionner le schéma de la GPEC. Celui-ci devrait désormais être plus clair pour vous.

La planification peut porter sur :

• Recrutement

L’organisation décide de recruter du personnel car les ressources humaines disponibles ne sont pas suffisantes pour répondre aux besoins.

• Evolution interne

Certains employés peuvent être amenée à évoluer en interne. Cette évolution va permettre de palier à un manque de personnel sur des postes à responsabilité.

• Choix des contrats

L’entreprise prévoit un besoin sur du long terme. Elle peut alors décider de proposer un contrat à durée indéterminé à un intérimaire.

• Plan de formation

Pour que les ressources humaines disponibles puissent répondre à un besoin de compétences, des formations peuvent être mis en place.